Google Docs er utroligt praktisk, men uansvarlig deling af links kan afsløre dokumenter, der måske syntes at være private.
Mange mennesker roser Google Docs for dets alsidighed og den uvurderlige mulighed for at dele et dokument med bestemte personer, men disse delingsmuligheder, og hvordan de bruges, kan åbne døren for nogle enorme krænkelser af privatlivets fred. Det er til tider skræmmende vanskeligt at bruge internettet i en professionel egenskab og undgå at stole på Googles tjenester, men der er måder at gøre brug af disse værktøjer og beskytte personlige data samtidigt.
Googles pakke med funktioner er nyttig for næsten alle, der har adgang til internettet. Virksomheden understøtter en skat af gratis programmer til alle arbejdsområder, såsom Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps og selvfølgelig Google Docs. Alle disse værktøjer giver imponerende delingsmuligheder, der giver brugerne mulighed for at dele data og samarbejde om projekter, og nogle er endda sjove at bruge.
Fortsæt med at rulle for at fortsætte med at læse Klik på knappen nedenfor for at starte denne artikel i hurtig visning.
Desværre udnytter disse delingsmuligheder også de største risici. I Google Docs er den nemmeste metode til deling af links at aktivere linkdeling for at producere en unik URL til dokumentet og sende dette link til en kollega. Mens den direkte handling ved at sende en linkperson til en person er relativt sikker, hvis dokumentet har nogen links, der går ud til andre websteder, ved at klikke på disse links, sendes den forrige URL (den, der blev oprettet privat for at dele selve dokumentet) til nyt websteds bibliotek. Det er ikke en iboende ondskabsfuld praksis - det er bare en lidt kendt del af, hvordan internettet fungerer.
Sådan opretholdes privatliv, når du sender Google Docs
En af de nemmeste og mest effektive måder at dele et Google Doc sikkert på er at dele det med bestemte personer. Der er et par måder at opnå dette på. Den hurtigste måde er at holde linkdeling slået fra, og i stedet vælge 'Specific People' i linkdelingsindstillingerne. Dette kræver, at den anden part logger ind på en Google-konto, men hvis jobbet betyder sende følsomme oplysninger i et dokument er det sandsynligvis det ekstra trin værd. Hvis filen indeholder links, og brugeren klikker på dem, vil URL'en stadig fortælle andre websteder, hvor brugeren var, da de klikkede på linket, men det tillader ikke disse websteder at læse selve dokumentet, da linkdelingsindstillingerne er indstillet for at begrænse adgangen til kun de valgte personer.
En anden mulighed er at gøre brug af Google Grupper. Denne rute kræver også, at alle involverede logger ind med en Google-konto, men til gengæld opretter den en liste over personer, som alt kan udelukkende deles med. Dette er en god mulighed, hvis jobbet ofte kræver deling af dokumenter med en stor gruppe mennesker. Hver gruppe har sin egen tilknyttede '@googlegroups' e-mail-adresse, så i stedet for at indsætte en bestemt persons e-mail-adresse, når du vælger, hvor du vil dele et Doc, skal du bare bruge Group-e-mailen. Det er en god ide at holde styr på gruppens medlemmer for at bevare bevidstheden om, hvem der har adgang til de delte filer, og det er let at fjerne folk, der ikke længere er en del af projektet.
I sidste ende, som det typisk er tilfældet, når du kommunikerer online, skal du være opmærksom på privatlivsindstillinger, når deling af oplysninger er nøglen. Med smart brug af linkdeling, Google Docs kan være både sikker og sikker.